채널별 정산 자료와 예약 대장을 한 표에 옮겨 이번 달 매출을 냈습니다. 어느 채널 화면과도 숫자가 맞지 않습니다.
예약을 두 곳 이상에서 받으면 매달 이 작업을 합니다. 채널에서 정산 자료를 내려받고, 예약 대장을 정리하고, 한 표에 붙입니다. 항목 이름이 파일마다 달라 옮기는 데만 반나절이 갑니다. 그런데 이름을 다 맞춘 뒤에도 합계가 틀립니다.
파일마다 다르게 적히는 항목 이름
체크인 날짜를 보면 알기 쉽습니다. 어떤 파일은 체크인이라고 적고, 어떤 파일은 입실일이라고 적습니다. 투숙일이나 이용일로 적는 곳도 있습니다. 영문으로 내보내는 채널에서는 또 다른 표기가 옵니다.
항목 하나에 이름이 네댓 가지씩 있습니다. 채널이 세 곳이고 표에 옮길 항목이 스무 개면 매달 확인할 자리가 예순 개입니다. 여기에 채널이 자료 양식을 바꾸거나 새 채널을 열면 처음 보는 이름이 다시 들어옵니다. 한 번 해서 끝나는 작업이 아니고 매달 되돌아옵니다.
이름이 낯설어도 알아볼 수 있는 항목
이름만으로 알기 어려운 항목도 그 칸에 적힌 내용을 보면 대개 구분됩니다. 날짜가 다른 날짜보다 늘 앞서 있으면 예약한 날입니다. 만 단위 숫자가 이어지면 요금이고, 한 자리 숫자가 반복되면 인원이나 박수입니다.
사람도 이렇게 확인합니다. 다만 파일이 여러 개고 매달 반복되면 이 확인을 매번 하지 않게 됩니다. 눈에 익은 이름만 붙이고 나머지는 비워 둡니다. 비워 둔 항목이 무엇이었는지는 다음 달에 기억나지 않습니다.
이름만 낯설었을 뿐 알아볼 수 있던 항목이 그렇게 표에서 빠집니다.
이름이 같은데 서로 다른 금액이 들어오는 칸
이름을 다 맞추고 나면 문제가 하나 더 남습니다. 여기서부터는 성격이 다릅니다.
어떤 파일에서 매출은 손님이 결제한 총액입니다. 조식이며 주차며 부대시설 요금이 다 들어 있습니다. 어떤 파일에서 매출은 객실료만입니다. 또 어떤 파일에서 매출은 채널 수수료를 뺀 정산액이라, 같은 요금으로 판매한 예약도 채널에 따라 금액이 다르게 적힙니다.
수익과 순수익도 한 글자 차이로 서로 다른 항목입니다. 파일을 만든 쪽은 구분해서 적었는데 받는 쪽에서는 둘 다 매출로 읽습니다.
셋을 한 칸에 합치면 객실 하나당 평균 판매 요금이 실제와 어긋납니다. 점유율과 ADR, RevPAR를 함께 놓고 봐야 보유 객실 하나당 매출이 나오는데, 그 두 숫자 가운데 하나가 흐트러집니다.
날짜의 뜻과 파일이 담는 범위
매출만 그렇지 않습니다. 날짜도 같습니다.
어떤 파일의 날짜는 손님이 예약한 날이고, 어떤 파일의 날짜는 투숙한 날입니다. 둘을 함께 월별로 묶으면 이번 달 합계에 다음 달 투숙이 섞입니다. 성수기 예약을 미리 받아 둔 달은 실적이 부풀고, 정작 성수기 당월은 작게 나옵니다.
취소는 조금 다릅니다. 뜻이 어긋나는 것이 아니라 파일이 담는 범위가 어긋납니다. 어떤 파일은 취소된 예약도 행으로 남기고 상태 칸으로만 구분하며, 어떤 파일에는 확정된 예약만 들어 있습니다. 두 파일을 함께 묶으면 취소 비율이 낮게 나오고, 그 숫자로 취소 정책을 바꾸면 판단이 어긋납니다.
틀렸다는 표시가 남지 않는 합계
이름이 다른 항목과 이름이 같은 항목, 두 경우는 결과가 다릅니다.
이름이 다른 항목은 합쳐지지 않습니다. 빈 칸이 남고 표가 완성되지 않으니 작업하는 사람이 바로 알아차립니다. 시간은 들지만 틀린 숫자가 나가지는 않습니다.
이름이 같은 항목은 그대로 합쳐집니다. 표는 깔끔하게 완성되고 합계도 나옵니다. 뜻이 다른 금액이 한 칸에 섞였다는 사실만 어디에도 적히지 않습니다. 그 합계를 근거로 요금을 조정하고 채널 구성을 바꿉니다. 몇 달 뒤 채널 화면 숫자와 맞지 않아 되짚어 볼 때는 어느 달 어느 항목에서 벌어진 일인지 찾기 어렵습니다.
숫자가 비어 있으면 다시 채우면 됩니다. 숫자가 채워져 있는데 뜻이 섞여 있으면 다시 채울 이유를 찾지 못합니다.
항목 하나가 빠질 때 함께 사라지는 답
항목이 비는 경로는 둘입니다. 파일에 애초에 그 항목이 없거나, 있는데 알아보지 못해 비워 둡니다. 결과는 같습니다.
예약일이 없으면 손님이 며칠 전에 예약하는지 알아낼 방법이 없습니다. 재방문 여부가 없으면 단골 손님이 얼마나 쓰는지 나오지 않습니다. 국적이 빠지면 손님 구성별로 나눌 수 없고, 인원이 빠지면 동반 형태별로 나눌 수 없습니다.
무엇이 빠졌는지 모르면 나온 답이 어디까지 근거를 갖는지도 알 수 없습니다. 빈 자리는 합계에서 조용히 빠지고, 빠졌다는 표시는 남지 않습니다.
시설이 한 번 정해 두면 되는 세 가지
작업을 둘로 나누면 순서가 정해집니다.
이름을 맞춰 붙이는 일은 파일이 들어올 때마다 되풀이됩니다. 표기는 계속 늘어나니 사람이 따라가기 어렵고, 자동으로 처리할 쪽입니다.
항목의 뜻을 정하는 일은 시설마다 한 번이면 됩니다. 매출을 결제 총액으로 볼지 객실료로 볼지 정산액으로 볼지, 한 달을 투숙일로 묶을지 예약일로 묶을지, 취소된 예약을 합계에 넣을지. 세 가지입니다. 회의 한 번에 정할 만한 분량인데, 정해 두지 않으면 매달 파일이 정한 대로 섞입니다. 지난달과 이번 달을 나란히 놓기도 어려워집니다.
HIRO는 채널마다 다른 이름으로 들어오는 항목을 맞춰 정리하고, 알아보지 못한 항목은 무엇이 빠졌는지 알려 줍니다. 받은 자료로 낼 수 있는 분석과 항목이 없어 낼 수 없는 분석도 먼저 구분해 보여 줍니다. 같은 자료를 놓고도 질문에 따라 다른 답이 돌아오는데, 항목의 뜻이 정해져 있지 않으면 그 차이가 질문에서 온 것인지 자료에서 온 것인지도 구분되지 않습니다. 이 세 가지를 무엇으로 정할지는 시설 사정을 아는 담당자가 정합니다.